Možná chcete ve firmě zavést nějakou změnu, ale nevíte, kde začít. Možná máte obavu, že takový projekt sežere spoustu času. Možná se ptáte, jestli vůbec přinese nějaké skutečné dopady.
V tomhle článku vám ukážu, jak pomocí dvourychlostního přístupu udělat ve firmě změny, které mají velmi rychlý dopad na byznys, dávají dlouhodobě smysl a ještě vám ušetří spoustu času.
Změny nejdou dělat zprostředka
Většina klientů, kteří za mnou přichází s tím, že mají problém, má zároveň i vymyšlené řešení.
Když si spolu ale chvíli povídáme, začínáme společně objevovat další věci, které budeme muset s vymyšleným řešením domyslet. Většinou se jedná o procesy uvnitř a vně firmy, které s řešením musí vzniknout, a dopad řešení na podobu nabízené služby.
Jednoduše řečeno, klient nemá řešení namyšlené dostatečně komplexně a podrobně. A nemá definované základní parametry projektu — cíle, smysl projektu, kontext, za kterých projekt vzniká…
Dohledala jsem zajímavou statistiku o projektovém managementu, kde se mimo jiné píše, že 37 % projektů je odsouzeno k nezdaru už na startu kvůli tomu, že si firma nedostatečně vydefinuje cíle a milníky projektu. To je víc než třetina.
Řekněme si proto hned na rovinu:
Když nevíte, odkud a kam jedete, tak vám rozhodnutí, že pojedete autobusem, cestu nijak neusnadní.
Máme prakticky (sebe)vražedné podmínky
Mantinely workshopu jsou jasné:
- 45 minut
- online
- pro 7 lidí
- a 17 nápadů.
45 minut mínus 15 minut na technické problémy a pozdní připojení rovná se – pokud dobře počítám – 30 minut na to, aby Marek na základě posbíraných informací došel s týmem k definitivnímu názvu společnosti, se kterým budou všichni spokojení. Navěky. Marek je kabrňák, že si po mém výpočtu nešel do krámu pro lano.
Rizikovou situaci ovládnete skvělou přípravou
- Posbírali jsme si předem všechny dostupné informace a nápady. Víme, které tým hodnotí pozitivně. Tím jsme ušetřili moře času, tyto informace bychom v daném čase nestihli vůbec probrat. Workshop už se musel zaměřovat pouze na hledání shody. Máme teď celkem 17 možností – takže furt kotel.
- Připravte si fakt dobré zarámování. Co nás čeká, jaká vidíte rizika, preventivní kroky a co se stane, když to zvládnete dobře. A taky co se stane, když to dopadne špatně, a jaké kroky budou následovat. Tohle všechno účastníkům velmi působivě sdělte na začátku workshopu.
- Nastavte pravidla. Vyžádejte si svolení kdykoliv kohokoliv přerušit v zájmu extra produktivní diskuze a dosažení kýženého cíle.
- Vytvořte pocit, že jste tým. Vytvořte několik malých týmů a dejte jim velmi omezený čas v řádu minut. Nechte je dohodnout se na řešení. Výhodou pro vás je, že pak neřešíte sedm názorů, ale jen dva. A to už je úplně jiná hra, která je v daném kontextu hratelná.
Jak dosáhnete shody?
- Nenechte účastníky dojít do situace, kdy si týmy už zarputile prosazují svůj výběr. Mluvte o preferovaných variantách, ne o „vítězných“, nebo dokonce „nejlepších“. Lidé si ke svému miláčkovi nevytvoří tak blízký vztah.
- Vyměňte týmům preferované varianty a dejte jim omezený čas na to, aby zhodnotily, co je na nich „objektivně“ dobré a co zas ne až tak dobré. Postavte účastníky do situace, kdy mají obhajovat postoje druhého názorového tábora. Tím nastartujete empatii a hlubší porozumění. Tuto metodu vám silně doporučuji.
- Pak teprve nechte týmy vybrat top variantu.
- Dejte prostor diskuzi.
- Důsledně diskuzi moderujte a nenechte ji rozjet v nepodstatné detaily. Vy jste tu šéf. Dejte pozor, ať vám jeden či dva členové nepřekřičí celou skupinu.
Co když pořád není shoda
Připomeňte objektivní parametry výběru. A jak je jednotlivé názvy naplňují. Cílem je najít shodu u obou táborů. Zjistěte, co by se muselo stát, aby se domluvili. Pak uvidíte, co je na jejich návrhu to podstatné. A můžete začít otevřený dialog k hledání řešení. Tak najdete klíč k vítězné variantě.
Vše shrňte a vysvětlete další kroky
Na konci se ujistěte – a vyžádejte si souhlas! –, že jsou všichni přítomní s názvem v pohodě. To, že nevykřikují nesouhlas, není dost. Může se totiž lehce stát, že se jim dané věci ex post rozleží v hlavě a budou se domáhat další diskuze. Po skončení Marek ještě pošle e-mail, kde vysvětlí a odůvodní vybranou variantu.
Jak na zapeklité workshopy
S těmihle kroky si vystačíte ve většině případů. Když ke shodě přesto nedojde, Marek si posbírá zpětnou vazbu od účastníků. Odstraní potíže na základě zpětné vazby a zorganizuje ještě jeden workshop ve stejné sestavě. Nebo se zpětnou vazbou půjde za šéfem a uspořádá s ním oznamovací mítink, na kterém CEO managementu odůvodní, proč se rozhodl pro určitou variantu. A dá prostor pro zpětnou vazbu. Druhá varianta by ale byla v našem případě prakticky nehratelná, protože by silně demotivovala tým k další kooperaci s marketingem.
Usnadněte si práci
Někdy jsou podmínky jasně dané. Když to ale jde, upravte je ve svůj prospěch.
- Udělejte setkání prezenčně.
- Dejte si na něj 3 hodiny.
- Vyhrajte si se zarámováním. Připomeňte kontext a jak se projekt vyvíjel v čase. Lidé to buď neví nebo si to pamatují jinak.
A jak to dopadlo v našem případě s Markem? Firma se i v těchto vražedných podmínkách skutečně dokázala domluvit. Když tento článek dopisuji, už je to skoro měsíc ode dne, kdy padlo rozhodnutí. A hlavně – to rozhodnutí přežilo, aniž by bylo opětovně rozrýpáno.
Potřebujete ve firmě efektivně rozseknout zašmodrchaný problém? Nebo stojíte před velkou výzvou?
-
Přijďte na workshop z letadla. Podíváme se na to z nadhledu a začneme vaše klubko rozplétat.
- Zrevidujeme vaše cíle. V kontextu celé firmy a vašich dlouhodobých potřeb. Nikoliv jen daného problému.
- Identifikujeme správné výzvy. Zmapujeme příležitosti a potenciální rizika. Stanovíme cíle a očekávání.
- Připravíme seznam konkrétních úkolů. Každý projekt rozdělíme do dílčích celků. Přidáme vlastníky a termíny.
Přečtěte si další články z designérské práce.
Zvažujete pustit se do něčeho nového? Ozvěte se mi.
Zdroje:
Obr. 1: Photo by Nick Fewings on Unsplash
Obr. 2: Photo by Markus Winkler on Unsplash
Obr. 3: Photo by Veri Ivanova on Unsplash
Obr. 4: Photo by Farknot on EnvatoElements
Obr. 5: Photo by KostiantynVoitenko on EnvatoElements
